Me lo dijo un instructor en un curso: pon el sistema de calidad que quieras pero lo que pongas, lo cumples y si no, no haberlo puesto.
También dijo.... ¿Sabéis cuántos procedimientos son obligatorios para cumplir la norma ISO 9001?
Todos los asistentes nos callamos
Respuesta: SEIS.
Lógicamente, según la actividad de la empresa habrá alguno más que aplique. Habrá alguno que no sea obligatorio por la norma pero que va a haber que dar muchas justificaciones de por qué no estamos haciendo eso y no lo vemos necesario para garantizar la calidad.
Pero obligatorios como tal.... seis.
Y repasamos.
1- Control de los documentos
Algo "tan sencillo" como saber quién tiene la documentación "oficial".
Existen varias opciones. Una de ellas es la de "copia controlada".
Sacamos una matriz con todos los documentos y todas las personas. Indicamos a quién le afecta cada documento (si hay alguno específico de un área no es necesario distribuirlo a la compañía entera). Cada vez que haya una modificación sellamos con "copia controlada" y su número, se la entregamos al responsable y que nos firme el libro de registros con la fecha y somos nosotros quienes nos encargamos de destruir la anterior.
Toda fotocopia de la misma es copia no controlada y el responsable queda sujeto a la responsabilidad de saber que es la última versión disponible
Opción más común con tanta informatización... se dispone en la intranet de los documentos y se empieza como "documento para uso inmediato, el responsable debe asegurarse que...blablabla".
El auditor querrá garantizar que todo el mundo dispone siempre de la última versión y que no se está utilizando ningún documento anterior en ningún sitio. No solamente de procedimientos. Si ahora mismo decidimos cambiar un formato para contar la producción y datos de calidad incluyendo un campo nuevo, debe constar la fecha en la que se cambia y a partir del día siguiente todos los documentos deben ser según el nuevo.
Cuando se entregan en papel, es fácil saber que solo hay una persona que "toca" los originales. Cuando se manejan de forma informatizada, una cosa que será pregunta segura de auditoría es qué protección tiene ese archivo.
Actualmente se puede hacer para que sean solo de lectura (o el documento o la carpeta entera) para muchos usuarios y solo unos pocos con permiso de escritura.
En tiempos de inicio de informática en redes le hice una pregunta al respecto a un auditor de ISO 9001 durante la comida. Lo teníamos atado y bien atado pero quería pasar a una informatización y me surgían dudas.
La respuesta que me dio fue que valía "cualquier cosa que lo evidenciase". que si al documento en sí le ponías una contraseña contra cambios pero era posible leerlo, también valía. Vale que sea menos operativo (solo el creador del mismo podría cambiarlo) pero perfectamente aceptable según me aclaró.
2- Control de registros de calidad
¿Qué registros?. Los que nos dé la gana, pero debemos tenerlos controlados. Nosotros sabremos si nos vale con llevar un porcentaje de defectos globales, por secciones o por lo que sea, pero hay que saber explicar todo lo referente a estos registros. Podemos hacer una gráfica con ellos, podemos sacar planes de acción o lo que nos dé la gana.... pero tiene que haber un control de los mismos.
Como digo, cada uno se monta su película.... pero la defiende. Si eres muy laxo con poca documentación.... tendrás que explicar que es suficiente. Si pones mucha documentación, la tendrás que aplicar.
3- Auditorías internas
Y además maticemos.... auditorías internas de sistema.
Las auditorías internas de proceso (servicio o proceso productivo) o de producto (producto fabricado o servicio prestado) son opcionales
..... eso sí. Van a ser muy pocos los casos en los que podamos justificar que operamos de maravilla y sin estas auditorías pero realmente NO SON OBLIGATORIAS. En una fábrica, aún no he visto dónde no se hacen pero en una empresa de servicios, se puede considerar lo que se quiera.
Pero la auditoría de sistema es obligatoria.
Y hay un problema.... uno no se puede autoauditar.
Ante este caso hay dos opciones.... la más habitual, el dpto. de calidad audita a la fábrica entera pero alguien tiene que auditar al dpto. de calidad (y estar formado para hacerlo.... la calidad no solo es cuestión del dpto. de calidad). Puede ser alguien de cualquier otro dpto. pero tendrá que mirar todo el sistema de calidad por ejemplo y saber bastante de la norma.
La segunda opción es contratarla (o hacerlo entre plantas diferentes si se puede o....). Lo importante es que no sea nadie que trabaja con lo que se está auditando
4- Control del producto no conforme
Algo tan obvio.... y que a veces se pasa.
Lo típico de tener en una fábrica una zona señalizada para producto no conforme (o como lo queramos llamar). Se identifica y se decide si es chatarra total, con su flujo específico o si se puede retrabajar.
¿Hemos visto alguna vez algún caso donde alguno de estos productos después de separados se han llegado a mezclar con los buenos?. El resultado os lo imagináis.
¿Y si la empresa es de servicios?. Pues lo que queráis pero se aplica.
Supongamos una empresa de transporte por autobús. Procedimiento que diga que el autobús debe tener la ITV pasada, reglamentación aplicable al conductor y alguna cosa más, y en caso contrario, no prestar el servicio por considerar que no se cumple con la normaiva.
5- Acciones correctoras
En palabras sencillas, en muchas auditorías que hayamos hecho de producto o de proceso. En muchas revisiones de KPI, etc... habremos encontrado fallos y habremos puesto nuestro plan de acción.
Si lo tenemos perfectamente documentado eso es lo que hay que mostrar
6- Acciones preventivas
¿Sabéis eso de la mejora continua?. Pues a aplicarla y marcar las acciones que tengan que ver con calidad.
Y de postre.... ¿Recordáis la entrada? "¿Dónde pone eso?" en donde hablaba de ceñirse a lo indicado en la norma?????
Es muy habitual señalizar en una fábrica en el suelo en color rojo el producto no conforme.
Tan habitual, tan habitual que algunos auditores dan por hecho que así debe ser.
He visto hacer puntualizaciones porque todas las líneas eran de color amarillo. Sí. Ponía "producto no conforme" pero todo estaba en color amarillo
¿Y por qué no está en color rojo?
A soltar una respuesta diplomática que diga: ¿Y dónde dice que tenga que ser de color rojo?
(una cosa es que lo apliquen el 99% de las empresas. Otra es que lo pida la norma. La norma no habla de colores)
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