Indicadores, objetivos,, KPIs o como queramos llamarlos.... ¿Por dónde empezamos?

El tema se puede abordar desde muchos puntos de vista. Voy a poner uno muy común.... empresa que ha tenido un sistema de trabajo más o menos artesanal, ha ido automatizando su proceso, expandiendo el mercado y ve que hay que modernizarse, y no solo en maquinaria puntera sino en sistemas de organización industrial.

Y.... eso de los "indicadores" cada vez suenan más y lo de "lean manufacturing" ni te cuento. Quieren algo implantado en cosa de dos meses.

Vayamos por partes..... hay cosas que se pueden implantar, cosas que tardará un tiempo y cosas que seguro que ya están implantadas.

Me hago las siguientes preguntas: 

- ¿Qué objetivos tiene la empresa?. Tendrá alguno de facturación, o de fabricación de piezas, o de...

- ¿Quién revisa esos objetivos y cada cuánto tiempo?

- ¿Qué documentos usa la empresa para su control interno?

Y de paso.... ¿Tienen la ISO 9001 implantada?

Hay tantas posibilidades de hacer un mapa de indicadores como procesos productivos y tamaños de empresa hay. Incluso en una misma se puede dar por "no útil" uno de ellos pasado un tiempo y añadir uno totalmente diferente.

Pero si ahora mismo empezásemos, consideraríamos el volumen de producción (sea por turno, sea por día productivo....), el porcentaje de rechazo interno, reclamaciones recibidas de clientes como mínimo.

Por supuesto, la no accidentabilidad la tendríamos también como objetivo, el absentismo e incluso la flexibilidad de los operarios.

Son algunos de los primeros que se me ocurren que serán comunes a muchos de ellos.

¿En cuántas empresas se cumplimentan unos informes donde se hacen constan los productos fabricados, calidad del turno, personas que han trabajado (que lo usarán en RRHH para cálculos internos seguramente) y alguna cosa más?. ¿En cuántos tienen la famosa "cruz verde"?. ¿En cuántos, en alguna tabla excel alguien tiene las operaciones que sabe hacer cada uno de los operarios?

Ahí tenemos ya un inicio. 

Estoy plenamente convencido de que si, con el mínimo número de datos, sacamos unos indicadores, a partir de los objetivos, el 60% se estarán usando de manera cotidiana sin ser conscientes, el 20% no serán necesarios (los habremos planteado pero veremos que no aportan valor o son redundantes) y solo hay que aplicar un 20% más.

Eso sí, hay varios puntos a tener en cuenta para ser eficaces:

- Si se está certificado según ISO 9001, los indicadores deben ser los mismos que los que tenga el sistema de calidad (o mejor al revés, modificar el sistema de calidad a lo que estamos usando). Evitemos tener que copiar muchos datos la semana de antes de la auditoría

- Los temas de reclamaciones rechazo interno, etc... aunque nos suenen raro, si estamos certificados, estaremos trabajando de una manera u otra.

Y algo que obviamos:

- Cada indicador debe tener un objetivo a cumplir. Queremos fabricar 1000 piezas/turno, tener menos del 2% de rechazo, etc...

¿Lo estamos cumpliendo?. Se puede ver si está plasmado en una gráfica de forma muy sinóptica

Si no se cumple, al ladito de dicha gráfica, otra donde conste que no se ha cumplido el objetivo. el problema que ha hecho que no se cumpliera (o problemas) y las acciones, responsables y fechas de implantar acciones.

Y seguimiento en todas las reuniones.

Es un caso muy generalizado. Como digo, cada proceso es un mundo. A veces el punto clave es bajar el stock de materia prima pues hay mucho dinero inmovilizado. Otras veces conseguir una entrega más rápida a los clientes dentro de los lotes que se están fabricando para mejorar costes y otra, simplemente, tenemos una máquina y hay que hacer que salgan más piezas.

Son casos muy diferentes pero siempre habrá unos objetivos.

Tengámoslos claros, que implantar un sistema de revisión por KPIs no es tan difícil.