Importante Vs Urgente (o todo junto)

Supongo que todos habréis visto los cuadrantes de Urgente, Importante, Delegar, Postergar, etc...

Pues bien, el problema es cuando tienes un Urgente Vs Urgente o algo parecido.



SITUACIÓN.

Almacén regulador de entrega justo a tiempo con una hora y cuarto de tiempo desde que se recibía la orden vía telemática hasta que se entregaba a pie de zona de uso a un km. de distancia. En ese tiempo el servidor desglosaría todas las piezas del pedido y en cada zona de picking enviaría las órdenes de qué piezas se debían suministrar en cada contenedor. Conforme se acabasen las piezas de las que se surtían, se pedía a los carretilleros que repusiesen.
El sistema de recepción de materiales y el de expediciones estaba también incluido.
Cada vez que un contenedor se finalizaba, se imprimía un manifiesto de entrega (todos los puestos tenían una impresora muy cerca para evitar desplazamientos. Es más barato comprar más impresoras que pagar sobredesplazamientos) que se adjuntaba al contenedor.

En teoría todo correcto pero.....


Y SI HAY FALLOS QUE SE SIMULTANEAN???

El que suscribe estaba en turno de noche y, podía haber un turno más tranquilo que otra cosa, con un par de tareas que hacer aparte de las rutinarias o podía caerse abajo el mundo.
¿Qué hacer en este segundo caso?


Lo primero de todo, tragar saliva. Lo segundo controlar el estrés.
Lo tercero saber que hay que actuar rápido pero con la cabeza muy fría (aunque sean las cuatro de la madrugada) y que no solo hay un "plan B" sino tantos planes como letras tiene el abecedario.

Y el problema no es cuando había algo importante y algo urgente.... sino tres cosas urgentes.


Lo primero de todo, las piezas se clasificaban en A, B y C según el tiempo de entrega que había. No obstante, preguntaba al responsable de expediciones cuál era el buffer intermedio de cada una de todas las piezas en ESE momento (igual de alguna de tipo A había bastantes y de una de tipo B iban más justos). Había que flexibilizarse, amoldarse y lo que fuera a la situación del instante exacto.

A partir de ahí, y suponiendo el caso de dos tareas URGENTES, se empezaba por la primera que se pudiera dejar en situación "operativa". Lo cuál no significa resuelta pero sí operativa.


EJEMPLO CONCRETO

- Simultáneamente me avisan que se ha atascado una impresora y que una carretilla no está recibiendo órdenes de resposición de material.

¿Tiempo de resolución?. Para la impresora debía llamar a unos compañeros de la empresa que estaban a varios km y tardarían entorno a una hora. Sin embargo sin impresora no podían salir manifiestos de entrega y el proceso estaba bloqueado
Lo de la carretilla, lo primero, había que mirar la parte logística. Si había alguna orden atascada, falta de material o lo que fuese. Lo segundo, si la parte de software funcionaba y, si todo fallaba, sustituirla por otra y mirarla con tranquilidad (hardware)

Ambas tareas requerían lo suyo. Ambas eran URGENTES, nada de importantes o prioritarias.

¿Por dónde empezar?.

Por la impresora. ¿Por qué?. Pues porque vas al ordenador en sí (los usuarios tenían la pantallita justa para operar), entrabas como administrador y pedías que imprimiesen en la impresora más cercana posible. Y a continuación dabas parte para que vinieran a repararla. Sí, sobredesplazamiento, pero se podía seguir trabajando. Eso había dejado de ser urgente a ser importante porque estaba operativo. No en las condiciones deseadas pero sí operativo.

Seguimos con la carretilla. Ahí sabemos que puede ser de todo, y que hay que ir paso a paso. Que no por cambiar la maquinaria informática es suficiente, que hay más detrás. Analizo los pedidos que ha suministrado y veo que en un sitio no le han pedido reponer porque consta que queda una unidad cuando realmente hay cero.

Indico cuál es el problema, desde la zona el operario confirma que en esa ubicación hay cero piezas y automáticamente orden de reposición.


Esto me pudo llevar unos cuantos minutos pero los del problema de la impresora ya estaban trabajando sin más problema que desplazarse.

Mis compañeros de hardware de la zona estaban de camino. Era cuestión de que llegasen y abriesen la impresora enterita para solucionar un problema de una pieza que tenía y ponerla operativa y los dos problemas resueltos.



Ojalá todo fuese Urgente Vs Importante. A veces es Urgente Vs Urgente y hay que tener mucha sangre fría, control del estrés y la cabeza bien despejada.