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Alejandro Serrano


Alejandro Serrano
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jueves, 16 de junio de 2016

El precio de la impuntualidad (3/3)



Esta vez.... no había impuntualidades.

Mi jefe convocaba una reunión donde debía acudir tanto yo mismo como el resto de compañeros. Todos habíamos recibido algún informe previamente que podríamos filtrar. Todos debíamos recabar determinada información. En otras palabras, con los deberes hechos previos a la reunión.

Las reuniones eran DE PIE. Había una pequeña mesa, a la altura de nuestro abdomen, donde poder apoyar papeles y poder escribir si era necesario.

Cada uno sabía a qué hora salir para llegar puntuales pero la puntualidad era bastante valorada.... no solo por el jefe sino por los compañeros también.

Las reuniones siempre empezaban con el apartado de seguridad. Cualquier información relacionada con ella se trataba al inicio (y por suerte, en la mayoría de ellas todos decíamos que nada que aportar y pasábamos al punto dos).

Íbamos todos con la información y muchas de las reuniones eran casi un calco de la del día anterior, solo cambiaban los datos y quizá alguna novedad que marcase la misma.

Todos teníamos interés tanto en compartir la máxima información necesaria (algunos datos que poníamos "sobre la mesa", sí sobre esa mesa para estar de pie... ;) ) eran importantes para nuestros objetivos, pero no deseábamos estar ahí toda la tarde.


Rápidas, eficientes y.... vuelta a nuestra unidad. De hablar de mil historias tendíamos otras ocasiones. Ahí íbamos a lo que íbamos.


martes, 14 de junio de 2016

El precio de la impuntualidad (1/3)





Había sido citado a una reunión con muchos departamentos. Seríamos al menos 20-25 personas de diferentes departamentos los citados a una hora concreta en una sala concreta. Se nos iba a dar una información y la íbamos a tener que pasar a nuestros departamentos.

Lo fácil, claro está, hubiera sido enviar la información por correo electrónico y una explicación del mismo. Sin embargo, el directivo que la convocó quería tomarse las molestias de que todo estuviera claro, que no se dejase nada al azar. Fue el motivo de la reunión. El archivo se nos envió por correo electrónico al acabar, lo desplegamos a todos los que procedía y, lo que se evitaba era el "teléfono roto".  O sea, malas interpretaciones o erróneas que hicieran perder el tiempo o, aún peor, tomar un camino equivocado.

Llegué a la sala indicada con cinco minutos de antelación y papel y boli. El directivo estaba ya preparado desde hacía un rato con la presentación que nos iba a hacer. Fue llegando la gente con cuentagotas y, a la hora estipuladisima, se acercó a la puerta y la cerró con llave.

Acto seguido comenzó la reunión solo con los que estábamos presentes (aproximadamente el 70%). Pasó las transparencias orientadas hacia la situación actual, los objetivos, etc... y estaría cinco minutos hablando de las mismas.

Acabada esta parte, y según hablaba de la última parte, se acercó a la puerta, quitó la llave y la abrió de par en par.

La gente que estaba en la puerta entró uno detrás de otro ocupando los sitios que quedaban. El directivo no quiso atender las excusas que le planteaban por el retraso. Le importaba un pimiento si era por una causa de fuerza mayor, por finalizar bien un trabajo o por lo que fuese. Él había programado una reunión y esperaba que todo el mundo se la tomase con interés.

Todos los presentes (los puntuales y los que llegaron tarde) pudimos escuchar el resto de la presentación y, como estaba previsto, recibir el archivo. Sin embargo, en el "previo", los más rezagados se quedaron sin oír de propia voz del directivo su opinión.


¿Por qué?

Se trabaja bajo un sistema donde la puntualidad es importante. Donde si hay una pausa para ir al aseo en la cadena de producción, de 11:00 a 11:10, al que llega a las 11:10:30, ya está generando molestias y problemas a la empresa y además, son cuantificables.

¿Queremos un sistema en el que todo el mundo no hace más de ocho horas pero las ocho horas son totalmente eficaces?. Empecemos dando ejemplo.

El directivo en cuestión lo tuvo claro....
interés por la reunión = preparación con antelación contemplando incluso problemas de última hora.

¿Os suena?


lunes, 13 de junio de 2016

"Se entra a trabajar a las ocho" (o la hora que sea)




He puesto "se entra a trabajar a las ocho" por ser una hora muy común de entrada a trabajar en horarios de oficinas pero quien dice las ocho, puede decir ocho y media, nueve o incluso seis de la mañana (o dos de la tarde, o diez de la noche).

Si se entra a trabajar a esa hora.... un detalle que siempre he apreciado: imprescindible puntualidad. No valen excusas.

Cuando me "iniciaba" en los mundos de las factorías, hablaba de esos detalles con otra persona que trabajaba en la construcción.
Su comentario era que a alguno de sus jefes de obra los peones le volvían loco. Que, literalmente iban y se largaban a la hora que les daba la gana. Que a veces los tenías antes de las ocho, otras veces no llegaban hasta las diez porque habían tenido que hacer un recado y ya se quedarían luego a recuperar el tiempo. Que le importaban dos cosas. La primera, saber cuánta gente disponía en cada momento pues.... si solo tenía a dos personas les ponía a hacer cosas sueltas mientras que dejaba las tareas en las que requería contar con cinco o seis personas al mismo tiempo para coordinarse y trabajar juntos.
Y lo otro que le preocupaba, que al final de la semana, el parte de horas fuese de 40 entre unos días y otros.

Yo alucinaba.
Alucinaba porque estaba acostumbrado a ver entrar gente a las horas en punto, ni un minuto tarde, a trabajar ocho horas seguidas parando lo justito para almorzar. Nada de cosas copiosas o pausas prolongadas y productividad. Deseaban hacer lo encomendado y largarse lo antes posible con la sensación de un día con el trabajo cumplido.

Lógicamente todo sistema tiene su flexibilidad y, por supuesto, casos en los que corresponden permisos retribuidos, enfermedades o lo que sea y hay que amoldarse.
Y de la misma manera, todos los empleados tienen su vida personal con los imprevistos que puedan surgir y la necesidad de tener que pedir permiso para ausentarse por algún motivo concreto.

Pero la norma que imperaba era que todo el mundo a su hora y, quien no iba a estar, lo avisaba con la suficiente antelación...... y si alguien tenía un trámite de 9 a 9:30 en algún sitio, entraba a trabajar a las seis, se quedaba hasta las ocho y media trabajando y volvía a las diez. Que va buena parte de la jornada.

Acababa la jornada y, lo que es evidente es que, si hay una sola herramienta, solo puede estar una persona. Si acudía el compañero siguiente, el anterior se iba a su casa. Que para algo ya había madrugado, o comido pronto y "echado la tarde" o trasnochado o.....


El motivo de tanta puntualidad era evidente. Según procesos de fabricación, la ausencia de personal puede paralizar, no una sección entera sino una fábrica entera.
En el caso más "laxo" de que una persona esté encargada de hacer premontajes de piezas y haya stock intermedio, habrá mucha gente que dependa de la existencia de esos premontajes para poder seguir trabajando. Su ausencia o retraso merma el stock intermedio y, si es ajustado (recordemos que el exceso de inventario es uno de los motivos de despilfarro), puede paralizar al resto de compañeros.

Si se trabaja en un proceso en línea donde una persona coge varias piezas, las posiciona y coloca en un punto, otro las mete en una máquina y opera con ellas, otro.... y finalmente se embala, la ausencia de uno de ellos puede parar al resto..... y sale bastante, bastante caro tener a la plantilla parada por falta de una persona (o tenerla que reordenar con una pérdida de productividad considerable).


Por ello si se entraba a tal hora, a esa hora estaban todos en sus puestos. Se acostumbraba a llegar con un poquito de antelación. Había quien se llevaba la prensa, algo de fruta para comer o tomaban un café mientras el turno anterior acababa y, llegada la hora, se aseguraban que se hacía el relevo con perfección.



En el caso de oficinas, el hecho de estar tan próximo a un sistema que se trabajaba así hacía que se tuviera esa mentalidad.
Si se empezaba a las ocho, a las ocho menos cinco todos los ordenadores estaban encendidos, la gente abría programas ERP u otros internos, leía correos, etc.... y era muy extraño que alguien entrase a las ocho y un minuto.

Quizá el trabajo permitiese ser más flexible en horarios. Quizá permitiese ausentarse algún día con más facilidad y otro día prolongar la jornada pero por norma general, a las ocho y sin pestañear.


Había quién decía que era cuestión de imagen, de productividad, e incluso de respeto a los compañeros que sí entraban a esa hora.


Y..... como decía una conocida empresa de paquetería "las ocho son las ocho". No se admitían excusas de tráfico, atascos, aparcar, lluvia, etc...

Se estaba a las ocho. Si el tráfico era variable, a madrugar más u optar por usar transporte público.
Sabía de gente que residía lejos y se ponían de acuerdo entre cuatro para ir en coche hasta el primer sitio donde podían coger el transporte público y ahorrar costes.
Lo que quisieras..... pero tener lo-que-sea que hacer y hacerlo tarde, había que justificarlo.... y la meteorología, tráfico o demás no eran excusas. Si acaso, salir antes de casa.


Era una mentalidad donde..... a la hora convenida se empieza. A partir de ahí, productividad máxima.








martes, 19 de abril de 2016

¿El idioma realmente es tan importante?





Puede que sea la primera entrada del blog que no escribo de ingenieros como tal..... sino una anécdota de clase de mi último curso de Ingeniería Industrial, la cuál, con el tiempo, he podido ver la parte de razón que tenía el profesor.

Asignatura de Gestión de Proyectos.
Voy a intentar relatar lo más exacto posible lo que dijo el profesor.

Todo vino a raíz de una pregunta que hizo un alumno sobre relaciones internacionales y si la metodología que nos estaba explicando se usaba en otros sitios.


Explicación que nos dio:
Empieza preguntando: ¿Quién de vosotros habla algo de alemán?. Un puñado levanta la mano. ¿Y quién de vosotros habla alemán con fluidez como para una negociación?. Nadie levanta la mano
Pues bien.... los alemanes hablan el español menos que nosotros el alemán. O sea, si alguna vez tenéis que hacer negocios con ellos, o aprendéis alemán, o tendréis que recurrir al inglés que, por muy bien que lo habléis los dos, no será la lengua materna de ninguno.

Sin embargo, decidle a un alemán que necesitáis una entrega para el miércoles a las 10:00. Se lo decís en inglés, Después de acordadas diferentes partes del contrato se lo aclaráis: que Wednesday 10:00.... y es para echar una apuesta de ver cuántos lo entregan entre las 9:30 y 9:55. Sea como fuere.... vosotros decidle a un alemán en el idioma que sea que necesitáis el material para el miércoles a las 10 y, lingüísticamente, habréis tenido que esforzaros pero habrá comprendido a las mil maravillas vuestras necesidades.

Ahora bien, supongamos que hacemos tratos con un cubano y le decimos que lo necesitamos para el miércoles a las 10. ¿Qué posibilidades hay de que lo tengamos a las diez en punto y nuestro proyecto no sufra retrasos?

(no tengo nada en contra de los cubanos, fue el ejemplo que puso mi profesor)

El idioma es el mismo. Ellos saben lo que es miércoles y saben lo que son las diez de la mañana.

¿Su percepción cultural de la gestión del proyecto es la misma que la otra persona alemana con quien seguramente habréis hablado en inglés?

El idioma no es tan importante. 
La visión empresarial sí




(y con esto, alguna asignatura más y el proyecto, uno daba por finiquitados sus estudios universitarios. Será una de esas frases que, después de unos cuantos años en la universidad, se te quedan en la memoria. Con cubanos nunca he tratado. Con alemanes sí..... y no se equivocaba)