Indicadores, objetivos,, KPIs o como queramos llamarlos.... ¿Por dónde empezamos?

El tema se puede abordar desde muchos puntos de vista. Voy a poner uno muy común.... empresa que ha tenido un sistema de trabajo más o menos artesanal, ha ido automatizando su proceso, expandiendo el mercado y ve que hay que modernizarse, y no solo en maquinaria puntera sino en sistemas de organización industrial.

Y.... eso de los "indicadores" cada vez suenan más y lo de "lean manufacturing" ni te cuento. Quieren algo implantado en cosa de dos meses.

Vayamos por partes..... hay cosas que se pueden implantar, cosas que tardará un tiempo y cosas que seguro que ya están implantadas.

Me hago las siguientes preguntas: 

- ¿Qué objetivos tiene la empresa?. Tendrá alguno de facturación, o de fabricación de piezas, o de...

- ¿Quién revisa esos objetivos y cada cuánto tiempo?

- ¿Qué documentos usa la empresa para su control interno?

Y de paso.... ¿Tienen la ISO 9001 implantada?

Hay tantas posibilidades de hacer un mapa de indicadores como procesos productivos y tamaños de empresa hay. Incluso en una misma se puede dar por "no útil" uno de ellos pasado un tiempo y añadir uno totalmente diferente.

Pero si ahora mismo empezásemos, consideraríamos el volumen de producción (sea por turno, sea por día productivo....), el porcentaje de rechazo interno, reclamaciones recibidas de clientes como mínimo.

Por supuesto, la no accidentabilidad la tendríamos también como objetivo, el absentismo e incluso la flexibilidad de los operarios.

Son algunos de los primeros que se me ocurren que serán comunes a muchos de ellos.

¿En cuántas empresas se cumplimentan unos informes donde se hacen constan los productos fabricados, calidad del turno, personas que han trabajado (que lo usarán en RRHH para cálculos internos seguramente) y alguna cosa más?. ¿En cuántos tienen la famosa "cruz verde"?. ¿En cuántos, en alguna tabla excel alguien tiene las operaciones que sabe hacer cada uno de los operarios?

Ahí tenemos ya un inicio. 

Estoy plenamente convencido de que si, con el mínimo número de datos, sacamos unos indicadores, a partir de los objetivos, el 60% se estarán usando de manera cotidiana sin ser conscientes, el 20% no serán necesarios (los habremos planteado pero veremos que no aportan valor o son redundantes) y solo hay que aplicar un 20% más.

Eso sí, hay varios puntos a tener en cuenta para ser eficaces:

- Si se está certificado según ISO 9001, los indicadores deben ser los mismos que los que tenga el sistema de calidad (o mejor al revés, modificar el sistema de calidad a lo que estamos usando). Evitemos tener que copiar muchos datos la semana de antes de la auditoría

- Los temas de reclamaciones rechazo interno, etc... aunque nos suenen raro, si estamos certificados, estaremos trabajando de una manera u otra.

Y algo que obviamos:

- Cada indicador debe tener un objetivo a cumplir. Queremos fabricar 1000 piezas/turno, tener menos del 2% de rechazo, etc...

¿Lo estamos cumpliendo?. Se puede ver si está plasmado en una gráfica de forma muy sinóptica

Si no se cumple, al ladito de dicha gráfica, otra donde conste que no se ha cumplido el objetivo. el problema que ha hecho que no se cumpliera (o problemas) y las acciones, responsables y fechas de implantar acciones.

Y seguimiento en todas las reuniones.

Es un caso muy generalizado. Como digo, cada proceso es un mundo. A veces el punto clave es bajar el stock de materia prima pues hay mucho dinero inmovilizado. Otras veces conseguir una entrega más rápida a los clientes dentro de los lotes que se están fabricando para mejorar costes y otra, simplemente, tenemos una máquina y hay que hacer que salgan más piezas.

Son casos muy diferentes pero siempre habrá unos objetivos.

Tengámoslos claros, que implantar un sistema de revisión por KPIs no es tan difícil.

OEE ¿Herramienta o indicador?

Mantenía una vez una animada conversación sobre el OEE (Overall equipment efficiency o eficiencia general de los equipos) con otro compañero.

https://es.wikipedia.org/wiki/Eficiencia_general_de_los_equipos

Lo debemos considerar un indicador o una herramienta?????

A mí me gusta usarlo más como herramienta y ahora explicaré el por qué.... pero hay veces que debe ser un propio indicador.

Repasemos OEE...... multiplicamos tres cosas.

1- Disponibilidad de la máquina

2- Rendimiento de la máquina

3- Calidad de las piezas fabricadas

Y en el caso 1 se puede considerar el tiempo total (por poder, se pueden poner hasta los siete días de la semana) o el tiempo real de funcionamiento (esto es, tiempo productivo menos paradas de producción por descansos, planificación, etc)

En el caso 2, se penaliza cualquier avería que pare, aunque sea momentáneamente, la producción.

En el caso 3 se penaliza la calidad. ¿De qué sirve tener la máquina operativa si luego lo que produce hay que tirarlo?

Sin embargo, para mí, el principal indicador es el volumen de producción. O sea. Si hay que hacer 1.000 piezas, me preocupará que se hagan esas 1.000 (tras el control de calidad). Me es indiferente, a priori, si se tarda mucho en calibrar la máquina, si se calibra pronto pero tiene fallos. Mientras se cumpla con el objetivo, seguro que se me ocurren diez cosas más importantes en las que centrarme y fijarme en ellas y trabajar para mejorar.

El día que no salgan las piezas, utilizaré el OEE para saber dónde está el problema. Y me crearé nuevos indicadores. Los mismos que se utilizan para calcular el OEE: Tiempo de cambio (para saber si tengo que aplicar el método SMED), mantenimiento/averías y calidad, estos con las particularidades que cada proceso pueda teer.

Ahora bien.... se puede dar el caso de que por una línea se produzcan piezas de tamaño muy diferente, valor muy diferente en el mercado y sea difícil ponderar. Según pedidos podemos fabricar algo que apenas llegamos a 500 piezas/día pero tienen un alto coste o que se llega a 1000 piezas/día y tienen un bajo coste.

Se dice que las comparaciones son odiosas. Aquí, sencillamente son imposibles.

Deberemos saber cuál es el OEE para poder equipararlo lo uno a lo otro.

Y a ser posible, segregado de dos maneras:

- OEE por cada lote (desde que se empieza a cambiar la máquina hasta que se hace la última pieza)

- OEE por cada día productivo o incluso cada turno.

Con ello podremos sacar los datos que necesitaremos en caso de tener que tomar acciones. Nos darán las suficientes pistas para saber hacia dónde centrarnos.

A ceñirse a lo oficial... ¿Dónde consta eso?

Tuve la ocasión de acudir a un curso de auditor interno ISO 9001 del que aprendí mucho y creo que de forma directa o indirecta, cosillas que en él aprendí aparecerán reflejadas en algunas entradas de este blog.

Una de las cosas que aprendí... si se te audita con respecto a un referencial o una norma (el curso era sobre la 9001 pero valdría cualquiera), solo se puede pedir lo de dicha norma.

El ponente nos puso ejemplos extremos de dónde algunos auditores pedían y pedían y pedían y hay un punto donde.... lo que piden ya no lo exige la norma ISO 9001 y que la respuesta correcta sería que lo que se está pidiendo quedaba fuera del alcance de la auditoría.

Eran casos concretos... pero casos que pudo plasmar de forma práctica.

Por suerte, en ninguna de las auditorías donde he tenido que defender el sistema de calidad según la norma ISO 9001 me he encontrado ante tal tesitura. Es más... en un caso el auditor nos pidió una documentación, se la entregamos, la estuvo revisando un buen rato y nos la devolvió afirmando lo siguiente:

"la documentación es correcta dado que estamos revisando el sistema según ISO 9001, pero para el día que tengáis que ser auditados según la norma XXXXX deberíais tener en cuenta tal, tal y tal detalle porque eso, aunque no lo requiera la norma ISO 9001 sí que lo requería otra norma en la que estábamos certificados"

O sea, claramente nos estaba diciendo que, se había mirado todo, sabía de qué iba la cosa. Se sabía las normas mejor que nadie. Sabía en cuáles estábamos certificados y nos aclaró que se ceñía a lo que decía la ISO 9001, cumplíamos sin problemas pero que había una norma que pedía un par de detalles más que estábamos descuidando.

Un aplauso ante tal afirmación por mi parte.

Posteriormente, en el tiempo de la comida nos contó un poquillo de "su mundo". Cada cuánto debía pasar un examen de certificación como auditor de cada una de las normas, los países (y continentes) que le tocaba visitar y cada cuánto y alguna más. Y también nos matizó que dentro de lo que era una auditoría no se trataba solo de revisar el sistema como tal sino de asesorar al auditado en lo que se viese. De ahí sus comentarios.

Y nos hizo más de uno. Algunos casos de esos que.... según se mire está mal, según se mire está bien, hasta nos decía cómo se debía enfocar para que, tal como estaba, considerarlo de maravilla. Otras veces nos advertía de otro tipo de problemas que podríamos tener con otras normas y vamos... era como para tenerlo de consultor y que viniera un día cada tres meses a pegar un repaso a cosas al azar y nos señalase por dónde trabajar.

Pasa el tiempo y me encuentro en otra situación.

Para preparar una auditoría externa se organiza un calendario de auditorías internas entre departamentos.

Acude una persona a mi departamento y empieza a revisar de todo. Pide indicadores y los teníamos marcados en un tablero.

El tipo eran un tanto "tiquismiquis" y revisa que uno de los indicadores eran los accidentes que se tenían, que estaban reflejados en la conocidisima "cruz verde" y teníamos una hoja por mes y disponibles los últimos doce meses (el resto en una carpeta).

Y va y me dice que no hemos marcado todos los días de verde.

¿Cómoooooooooooo?

Pues que había encontrado un mes en el que el último día nos lo habíamos dejado en blanco, que no habíamos indicado si había habido o no accidentes.

¡¡¡¡¡Vamos a verlo!!!!!!

A ver... ¿De qué mes estamos hablando?

De.... del mes de junio.

Reviso el mes de junio y.... empieza una interesante conversación acerca de la "no existencia del 31 de junio", motivo por el cuál no constaba en verde (ni en rojo, ni en morado, ni en...) dicho día, idem con abril, febrero, etc...

Y me responde... pues en otros departamentos marcan todos los días del mes.

Replico. ¿También los días "que no existe"?

Me responde: Sí, todos

Y digo... pues, ¿Puedes enseñarme en qué parte del manual indican que se deben anotar todos los días de una cruz verde, incluyendo los no existentes?.

Hasta donde sé, el manual habla de utilizar un impreso común para los registros de este indicador. Lógicamente contempla los 31 días del mes pero hay que anotar arriba el mes, año y departamento al que aplica... y solo siete de los doce meses tienen 31 días.

Pueeeess...

Y reitero lo que me enseñaron en el curso de auditor interno ISO 9001:

¿Me puedes enseñar el manual donde indica lo que afirmas antes de poner una no conformidad?

Fin de la discusión. A lo siguiente.

(la cruz verde de seguridad se quedó como estaba. El 31 de junio no existe)