Gestión vistual: Rojo, amarillo y......veeeeeerde

Fue algo que parcialmente me encontré recién instalado por mi antecesor que dejaba la compañía y a quien yo sustituía y.... había que seguir ampliándolo.

En una zona muy amplia los productos pasaban por una máquina, se les hacía parte de un proceso y avanzaban por unos transportadores hacia zonas que podían quedar bastante alejadas.

Solo había una persona por línea quien vería cuál era el estado de la misma y podía distar bastante. A veces no llegaban unidades porque el carretillero estaba preparando el pedido, porque la sección anterior estaba en avería o..... porque dicha máquina tenía un atasco.

La primera solución había sido la siguiente:


1- Disponer de tantas bombillas de colores como líneas productivas había. Aunque estaban ordenadas, desde lejos a veces no se distinguía si era la tercera o la cuarta y dos colores muy dispares (como por ejemplo que la tercera sea amarilla y la cuarta azul) lo hacían inconfundible
2- Código de encendido. Si estaaban pasando productos, bombilla encendida. Si no pasaban productos, bombilla apagada (y tanto el jefe de equipo como el operario en sí sabrían si estaba apagada.... simplemente porque no estaban usando esa máquina entonces o por algún otro motivo). Si había un atasco (detectores que habían paralizado la línea), bombilla parpadeando. Requería acudir cuando antes a la línea.

Y sí, eso por la noche parecía una discoteca pero era lo más visual que nos podamos imaginar. Desde muy lejos se sabía el estado de las líneas.

Con el tiempo vi dos oportnidades de mejora que se podían aplicar fácilmente.

1- Incluir la posibilidad de avería en la máquina en sí, no de atasco por no poder completar el proceso. Para ello lo que se hizo fue que parpadease más rápido. En función del tipo de parpadeo, la avería era una u otra.

2- Visibles desde dos puntos de diferentes. Duplicado de luces sin más. Para un electricista, más bombillas y más cables. Punto. Para el jefe de equipo, más información desde puntos donde antes no veía esa información visual.

La información visual a través de este tipo de dispositivos (que se instalaba relativamente fácil) permitía una rápida acción así como una visión global de cómo estaba funcionando todo. Las dos mejoras que yo mismo implanté, ampliando lo que ya había recibido, hicieron que las incidencias se solucionaran de forma más rápida y el coste de la misma era ínfimo.

Flujo de información... seamos efectivos

El flujo de información es un tema extremadamente importante a tratar en una empresa.... se haga en el formato que se haga.

Ya no hablo de la confidencialidad o simplemente delicadeza de algunos datos sino de la efectividad de los mismos.

¿Cuántas veces hemos visto el caso de tener la bandeja llena de correos electrónicos, recibir una llamada telefónica, requerir información y obtener como respuesta que fue enviada hace dos días (y no se ha abierto ese correo)?. ¿Qué se hace?. ¿Se busca el correo o se pide reenvío, lo cuál significa otro correo pendiente más que al final se entrecruzan.

O en el caso de documentación en papel.... ¿No hemos visto bandejas completas de papeles para archivar a falta de algo y ese "algo" nunca llegaba?. Un desorden absoluto.... y cada vez que algo estaba desordenado, efectividad que se perdía.

A título personal, tanto en mi vida privada como profesional siempre he procurado tener la bandeja de entrada limpia. Como mínimo sin mensajes por leer. Si recibo un mensaje lo abriré y lo miraré. A partir de ahí decidiré si es urgente, prioritario, importante, delegable o..... para hacer la semana que viene.

A veces me han pasado mensajes solo a modo de información, de esos de guardar bien guardaditos porque el archivo que contiene seguro que lo necesitas dentro de dos meses. Otras veces pidiendo información que necesitaban "para ayer". Pues bien, siempre leer mensajes que entran y regla de oro: considerar si requieren una respuesta (a veces por teléfono o verbal, a veces por email) o no la requieren (por ejemplo un archivo a modo de información) y archivarlo en una carpeta donde seguro que lo vas a encontrar. Etiquetarlos y archivarlos de tal manera que no tardes media hora en encontrar el dichoso correo el día que sea importante.

Y si llegan varios mensajes que requieren tareas que no son de ejecución inmediata, en bandeja de entrada se quedan hasta que reciben su tratamiento. Eso sí, siempre, siempre leídos. 

A mí me sorprenden las personas que dicen que "tienen muchos correos por leer" a modo de excusa, cuando tranquilamente podrían hacerlo desde el móvil. Es como para preguntarles cuántos whatsapps (muchas veces de menos relevancia) tienen pendientes de leer. No me sorprendería si me dicen que alguno de estos, cada vez que pita el móvil, a mirar mensajería instantánea, pero el correo, ahí se pierde.

Pero el caso que quería contar es diferente.... información en cascada hacia jefes de equipo. Información, del asunto que sea, que tenía que transmitir a jefes de equipo.

Información de todo tipo. Todos los días un listado de los paros de producción más repetitivos y los defectos producidos el día anterior según el sistema informático para que supieran cómo íbamos. Lo de cómo había ido el turno anterior lo sabrían bastante bien pero con esto les acababa de cerciorar si alguna máquina había dado más caña de la cuenta, si algún operario había estado más despistado o incluso viceversa.

Otras veces, información que me llegaba, la imprimía y una copia para cada uno, por ejemplo.

Y.....advertí que, el día a día a veces les comía, o simplemente a algunos les gustaba poco analizar los datos de los papeles y no sería la primera vez que archivasen alguno de los papeles que les diesen y aprovechasen para leerlos cuando mejor les fuese o cuando prefiriesen.

Para evitar esto opté por lo siguiente:

Imprimía una sola copia de cada documento. UNA y se acabó. Se la pasaba a uno de ellos cualquiera para su lectura y consulta y le pedía que le echase una pequeña firma en una esquina (lo cuál indicaba que lo había leído) y se lo pasase a otro de sus compañeros.

Me era indiferente el orden en el que se pasasen la información, pero que pasase por todos.

Cuando todos lo hubieran leído, el último que me lo diese que lo archivaría yo.

De paso, me ahorraba imprimir la hoja que me quedaba yo muchas veces y un ahorro medioambiental.

Con esto conseguía que el flujo de información fuese rápido. Sabían que no podían "bloquear" un documento pues cada día empezaría por un jefe de equipo diferente y a ninguno le apetecería ser el que lo recibiese a última hora y tarde cuando se le acumulasen las tareas.

Excepciones las había, lógicamente. Si algún documento podía ser necesario que mantuvieran en el futuro (por ejemplo información de un cambio que iba a haber con nuevos planos o números de pieza), lo haría a la antigua usanza.... una copia para cada uno de ellos.

Y lo cierto es que, cualquier papel que entregaba, en menos de dos horas había pasado por cuatro manos diferentes y habían anotado lo que les era relevante para ellos.