Indicadores, objetivos,, KPIs o como queramos llamarlos.... ¿Por dónde empezamos?

El tema se puede abordar desde muchos puntos de vista. Voy a poner uno muy común.... empresa que ha tenido un sistema de trabajo más o menos artesanal, ha ido automatizando su proceso, expandiendo el mercado y ve que hay que modernizarse, y no solo en maquinaria puntera sino en sistemas de organización industrial.

Y.... eso de los "indicadores" cada vez suenan más y lo de "lean manufacturing" ni te cuento. Quieren algo implantado en cosa de dos meses.

Vayamos por partes..... hay cosas que se pueden implantar, cosas que tardará un tiempo y cosas que seguro que ya están implantadas.

Me hago las siguientes preguntas: 

- ¿Qué objetivos tiene la empresa?. Tendrá alguno de facturación, o de fabricación de piezas, o de...

- ¿Quién revisa esos objetivos y cada cuánto tiempo?

- ¿Qué documentos usa la empresa para su control interno?

Y de paso.... ¿Tienen la ISO 9001 implantada?

Hay tantas posibilidades de hacer un mapa de indicadores como procesos productivos y tamaños de empresa hay. Incluso en una misma se puede dar por "no útil" uno de ellos pasado un tiempo y añadir uno totalmente diferente.

Pero si ahora mismo empezásemos, consideraríamos el volumen de producción (sea por turno, sea por día productivo....), el porcentaje de rechazo interno, reclamaciones recibidas de clientes como mínimo.

Por supuesto, la no accidentabilidad la tendríamos también como objetivo, el absentismo e incluso la flexibilidad de los operarios.

Son algunos de los primeros que se me ocurren que serán comunes a muchos de ellos.

¿En cuántas empresas se cumplimentan unos informes donde se hacen constan los productos fabricados, calidad del turno, personas que han trabajado (que lo usarán en RRHH para cálculos internos seguramente) y alguna cosa más?. ¿En cuántos tienen la famosa "cruz verde"?. ¿En cuántos, en alguna tabla excel alguien tiene las operaciones que sabe hacer cada uno de los operarios?

Ahí tenemos ya un inicio. 

Estoy plenamente convencido de que si, con el mínimo número de datos, sacamos unos indicadores, a partir de los objetivos, el 60% se estarán usando de manera cotidiana sin ser conscientes, el 20% no serán necesarios (los habremos planteado pero veremos que no aportan valor o son redundantes) y solo hay que aplicar un 20% más.

Eso sí, hay varios puntos a tener en cuenta para ser eficaces:

- Si se está certificado según ISO 9001, los indicadores deben ser los mismos que los que tenga el sistema de calidad (o mejor al revés, modificar el sistema de calidad a lo que estamos usando). Evitemos tener que copiar muchos datos la semana de antes de la auditoría

- Los temas de reclamaciones rechazo interno, etc... aunque nos suenen raro, si estamos certificados, estaremos trabajando de una manera u otra.

Y algo que obviamos:

- Cada indicador debe tener un objetivo a cumplir. Queremos fabricar 1000 piezas/turno, tener menos del 2% de rechazo, etc...

¿Lo estamos cumpliendo?. Se puede ver si está plasmado en una gráfica de forma muy sinóptica

Si no se cumple, al ladito de dicha gráfica, otra donde conste que no se ha cumplido el objetivo. el problema que ha hecho que no se cumpliera (o problemas) y las acciones, responsables y fechas de implantar acciones.

Y seguimiento en todas las reuniones.

Es un caso muy generalizado. Como digo, cada proceso es un mundo. A veces el punto clave es bajar el stock de materia prima pues hay mucho dinero inmovilizado. Otras veces conseguir una entrega más rápida a los clientes dentro de los lotes que se están fabricando para mejorar costes y otra, simplemente, tenemos una máquina y hay que hacer que salgan más piezas.

Son casos muy diferentes pero siempre habrá unos objetivos.

Tengámoslos claros, que implantar un sistema de revisión por KPIs no es tan difícil.

Metacrilato. Hacia una fábrica visual......totalmente visual.

Vale.... ya hemos aplicado Lean Manufacturing en la planta. Ya tenemos un sistema de indicadores. Por descontado tenemos establecido un sistema de 5S que nos hace tener todo impoluto. 

Nos hemos acostumbrados a trabajar con datos y además hacerlos de forma visual. Plasmarlos en algún sitio donde se puedan anotar en un papel y visualizar. Que estén lo más próximo al punto donde se realizan (por ejemplo, los datos de los objetivos de una sección, en un sitio céntrico, los datos de calidad, cerca del punto de inspección).

Se han organizado unos calendarios de reuniones delante de cada uno de ellos para hacerle seguimiento (si anotamos unos datos y no se les hace seguimiento.... tenemos un despilfarro muy fácil de eliminar: quitar el dato)

Ahora hay que darle una vuelta de rosca. ¿Qué tal la "fábrica visual"?

¿Sabéis eso de que a veces las ramas no dejan ver el bosque?

Pues... a veces podemos llegar a concentrar los datos en una esquina, utilizar dos de las paredes para colgar carteles que se actualizan y un tablero de madera donde poner más datos. En uno los KPI generales, en otro datos de productividad y averías, en otro calidad, etc.... Una zona donde sí, tienes todos los documentos delante pero.... la pregunta que me hago es: ¿Y desde ahí se puede ver la fábrica?

Dudo mucho que se pueda ver la fábrica si nos hemos ido a una esquina y, de los dos lados posibles, uno de ellos lo tengamos ocupado con más tableros y datos.

¿Para qué ponemos los datos en la fábrica (y no en oficinas) si luego resulta que los tenemos en una esquina y además si nos reunimos para verlos es como si estuviéramos en una oficina pues no vemos apenas la fábrica por estar en un rincón y parcialmente tapados por tableros?

Hay una solución. Bueno, hay muchas. Doy una de ellas

Tableros de metacrilato.

Sí, ese material que se puede comprar en cualquier tienda de construcción de diferentes grosores y en cualquier taller de mantenimiento de la fábrica se puede cortar a medida, poner unos soportes e incluso quitar las rebabas laterales.

¿Os habéis planteado poner tableros de metacrilato en lugar de colgar documentos en la pared que buenamente se pueda?. 

Podemos elegir el sitio más adecuado y, salvo el espacio ocupado por los papeles, el resto nos permitirá ver lo que sucede a nuestro alrededor. La fábrica la estaremos gestionando desde dentro, no desde unas oficinas.

A modo de ejemplo.... muy extraños no deben ser los tableros de metacrilato. Si ponéis esa palabra en google y le dais a la pestaña de imágenes, las 20 primeras respuestas serán.... tableros de canasta de una cancha de baloncesto!!!!! (material necesario para que los espectadores de detrás puedan seguir el juego y robustos para los golpes que reciben en alguna jugada)

Personas y números..... ¿Te acuerdas de cada uno pasado un año?

En muchas ocasiones, a las personas tenemos que "asignarle unos números".

¿Motivos?. Muchos.... por ejemplo, hay que dar una prima de desempeño variable, hay que evaluar a un empleado con contrato temporal o hay que considerar a alguien para un aumento de categoría.

Desde luego hay casos en los que el NO está claro.

Ahí es fácil. Incluso en los modelos matemáticos que tengan más números y algoritmos, basta con introducir unas "killer questions" y valorarlas "digitalmente". O sea, 0 ó 1. Sin medias tintas. Datos que son "sine-qua-non". Por ejemplo, para una promoción se puede considerar previamente ¿Tiene buena relación con el resto de compañeros de su equipo?. Y si el resultado es 0, da igual lo que pongamos. Vamos, que nos importa un pimiento los números. Esa persona no y es que no.

Pero vamos a los casos donde "sí", o donde progresivamente.

La pregunta que nos podemos hacer es.... ¿Tenemos capacidad para recordar la trayectoria de un empleado durante todo un año?.

Dudo que alguno pueda retener tantos datos en la memoria. Nos quedaremos con algunas imágenes, datos concretos, situaciones y posiblemente su desempeño en el último mes, pero seríamos terriblemente injustos. Hay que valorar el año entero.

Pongo como caso concreto tener que dar una prima variable.

Y vamos a considerar todo tipo de cosas que influyan en NUESTROS objetivos. Productividad, calidad a la primera, absentismo, chatarra generada e incluso podemos poner un apartado de "otros".

Medir ciertas cosas es totalmente objetivo. Podemos usar la escala que queramos. En caso de producción continua, tiempo que provoca de parada de línea (obviamente hay que extraer las veces que para y vienen derivadas de una situación externa). En caso de producción por lotes, piezas/turno...

Sin embargo es importante ponderar. Si a la larga todos los empleados rotan por igual, o tienen pedidos de la misma complejidad podemos equipararlo pero si no, debemos aplicar un factor de corrección. Vamos, que si, por ejemplo, hay dos máquinas paralelas y, por motivos técnicos u organizativos, los pedidos más sencillos van en una y los más difíciles en otra, deberemos saber ponderar la diferencia entre unos y otros.

Idem con los defectos de calidad. Ahí, además, podemos ponderarlo. No es lo mismo encontrar un defecto que nosotros apreciemos que el trabajo no está bien hecho, que suponga un malestar del cliente o un producto no conforme. Tendremos que aplicar un factor de corrección.

¿Qué factor de corrección usar?. Pues.... el que nos dé la gana, pero esto es como con los AMFEs. El que uses, que sea el mismo para todos. Así serás totalmente justo.

Se pueden seguir midiendo unos cuantos indicadores más con la misma filosofía.

Y dos detalles:

1- Un factor de corrección que normalmente se nos olvida es el número de días laborables. ¿El empleado ha trabajado todos los días?. Es posible que haya faltado por algún permiso, o que se le haya destinado a otra labor diferente algún día. Esos días.... su producción habrá sido cero, su calidad cero defectos, etc... Ponderémosla igual (ahí es aplicar una regla de tres)

2- Hay que añadir un campo de "otros" donde el resultado será totalmente subjetivo pero que nos será muy importante. ¿Tendremos la misma consideración con una persona que no comete defectos que con una que no solo no los comete sino que además detecta los defectos que encuentra, avisa e incluso sugiere cómo solucionarlos?. Es uno de los muchisimos ejemplos que puede haber. Deberemos darle a este campo una puntuación acorde al resto.

A partir de ahí, una tablita Excel y a sumar. Cada día, cada mes tienen unos datos. ¿En enero nos vamos a acordar de los datos de enero del año anterior?. Permitidme que lo dude.... pero permitidme que esté seguro que si sois disciplinados apuntando todo, podréis sacar datos objetivos fácilmente.

En la tablita Excel, a cada apartado se le ha dado una puntuación y una ponderación. Una suma de columnas y veremos a todos los empleados valorados mes a mes y el resultado de todo el año

Si de verdad conocemos al personal, los datos en conjunto no nos deben sorprender.... pero nos ayudarán para no dejarnos guiar por la trayectoria de los últimos meses.

Esto aún puede tener más utilidad.....

En cierta ocasión, a un empleado (que sabía que en la máquina de cafés hablaba con los compañeros algunas veces de lo que se esmeraba en el trabajo y lo detallista que era) los números me salían que estaba en la media.

¿Valoración del año?. Pues en la media

Día que nos juntamos a hablar y me pide explicaciones. Se las doy. Que tal mes tuviste estos problemas, que tal mes la liaste gorda con esto, que tal mes aquí parecía que estabas dormido, que tal....   y sí, otros meses un rendimiento muy bueno pero lo uno compensaba lo otro.

Y no era nada que no le hubiera dicho en su día sino que se lo "resumía" todo de golpe.

Que la memoria a veces nos falla un poquito.

Lógicamente de estas reuniones tiene que salir un espíritu de mejora... pero eso lo dejamos para otro post.

Aquí solo quería hablar de cómo ordenar los datos de una forma genérica, que luego nos hace muchas malas pasadas.

Ah..... y por descontado!!!!. La tabla Excel que nos creemos, con contraseña de lectura y escritura. Aunque haya permisos de administración y demás... ¿Y si nuestra sesión del ordenador se queda abierta?. Contraseña y si no, no se abre.

Que son datos que deben ser tratados de forma confidencial

Gestionando la "PDA".... Organizándose en el trabajo

Cuando estás en un entorno donde tienes una mesa y un ordenador pero la mayoría de las "cosas" que te pueden influir en tus resultados son unas líneas de montaje y unos operarios que las gestionan y/o reparan... más vale que estés mucho tiempo delante de ellas y por el ordenador pases para ver lo justito. Los teléfonos funcionan... incluso en los casos en los que me he manejado sin móviles, me han localizado de maravilla. No había que estar esperando esa llamada, ese correo... sino buscar ese problema que solucionar.

Y es cuando entra en juego organizarse con una PDA.

¿Qué es una "PDA"?. A algunos les sonará a los preludios de los smartphones.

NO

Es más fácil. una PDA es.... Papel De Anotar.

De los muchos sitios donde me he tenido que organizar en el día a día, relato uno donde tomé una costumbre que me fue muy efectiva.

1- Cuaderno de anillas tamaño folio. Cada día lo empezaba poniendo la fecha arriba a la derecha. Daba igual si lo llenaba antes o después. Los guardaría en una estantería que tenía. Estanterías había muchas, los cuadernos son baratos. Algunas ideas o datos valen su peso en oro.

2- Debajo de cada fecha, a la derecha, en un rectángulo, todas las tareas a realizar. Si tenían una fecha límite, indicarla entre paréntesis. Si requería una llamada o correo, una nota marginal en otro color. Si eran urgentes, un asterisco, y así, un tipo de información que me ayudaba. Debajo del rectángulo añadiría cada una de las tareas que me saliesen ese día... al tiempo que si una se acababa, se tachaba.

Por supuesto, aplica lo de desdoblar algoritmos como dirían en programación o como dirían el Latín "divide y vencerás".

Esto es... la tarea de "analizar fallos de la máquina X" podía desdoblarse en tres tareas. 1- Analizar fallos recopilados durante el turno anterior. 2- Cotejarlos con históricos y extraer conclusiones. 3- Preparar informe y enviarlo. Quizá así podía "avanzar" porque si no, daba la impresión de no saber por dónde empezar cuando quizá tuviera bastante hecho

3- En el resto del cuaderno apuntaba casi todo. Si estaba en una reunión, me valía para tomar notas. Si estaba en planta, para esas cosas que quería ver. Si tenía que explicar algo a alguien, para hacer un gráfico que complementase mi explicación (y a veces los "reutilizaba" yéndome a páginas atrás).

Casi todo menos lo que fuera confidencial. Nunca sabes si puedes perder el cuaderno o qué puede ser de él. Las cosas confidenciales, en otro sitio, al ordenador y protegido con contraseña.

Pero el resto... había que saber exprimir la herramienta.

Siempre hay cosas que quieres resaltar de tu día a día. Usaba dos técnicas. La primera era la de enmarcar con un rectángulo. También la de subrayar con otro color o hacerle una marca, pero a veces, poner una nota en vertical destacaba mucho en mi cuaderno y cuando lo repasase, lo notaría a la primera.

Como era algo para mí solo y a modo de organización, era yo quien me ponía las reglas.

4- El cuaderno lo repasaba, por norma general, tres veces al día. Al punto de la mañana, justo antes de comer para planificarme la tarde y a última hora del día. Estaría anotando a todas horas pero las tareas me las programaba y revisaba a esas horas. No consideraba productivo hacerlo más a menudo.

5- Y... el día lo acababa haciendo una evaluación del día. ¿Qué había avanzado?. ¿Qué tenía pendiente?, ¿Qué empezaba a pasar de importante a urgente?. etc...

antes de irme, pasaba página, ponía la fecha del día siguiente y anotaba todas las tareas que hubiera. Las que no había acabado las que habían surgido y lógicamente... no apuntaba las que estaban finiquitadas.

Eso era una PDA. Escribir mucho, tener datos a mano (a veces podía consultar un dato de hacía quince días porque lo había apuntado), tareas organizadas, revisión periódica sin ocupar mucho espacio y... a buscar la productividad.