Importante Vs Urgente (o todo junto)

Supongo que todos habréis visto los cuadrantes de Urgente, Importante, Delegar, Postergar, etc...

Pues bien, el problema es cuando tienes un Urgente Vs Urgente o algo parecido.



SITUACIÓN.

Almacén regulador de entrega justo a tiempo con una hora y cuarto de tiempo desde que se recibía la orden vía telemática hasta que se entregaba a pie de zona de uso a un km. de distancia. En ese tiempo el servidor desglosaría todas las piezas del pedido y en cada zona de picking enviaría las órdenes de qué piezas se debían suministrar en cada contenedor. Conforme se acabasen las piezas de las que se surtían, se pedía a los carretilleros que repusiesen.
El sistema de recepción de materiales y el de expediciones estaba también incluido.
Cada vez que un contenedor se finalizaba, se imprimía un manifiesto de entrega (todos los puestos tenían una impresora muy cerca para evitar desplazamientos. Es más barato comprar más impresoras que pagar sobredesplazamientos) que se adjuntaba al contenedor.

En teoría todo correcto pero.....


Y SI HAY FALLOS QUE SE SIMULTANEAN???

El que suscribe estaba en turno de noche y, podía haber un turno más tranquilo que otra cosa, con un par de tareas que hacer aparte de las rutinarias o podía caerse abajo el mundo.
¿Qué hacer en este segundo caso?


Lo primero de todo, tragar saliva. Lo segundo controlar el estrés.
Lo tercero saber que hay que actuar rápido pero con la cabeza muy fría (aunque sean las cuatro de la madrugada) y que no solo hay un "plan B" sino tantos planes como letras tiene el abecedario.

Y el problema no es cuando había algo importante y algo urgente.... sino tres cosas urgentes.


Lo primero de todo, las piezas se clasificaban en A, B y C según el tiempo de entrega que había. No obstante, preguntaba al responsable de expediciones cuál era el buffer intermedio de cada una de todas las piezas en ESE momento (igual de alguna de tipo A había bastantes y de una de tipo B iban más justos). Había que flexibilizarse, amoldarse y lo que fuera a la situación del instante exacto.

A partir de ahí, y suponiendo el caso de dos tareas URGENTES, se empezaba por la primera que se pudiera dejar en situación "operativa". Lo cuál no significa resuelta pero sí operativa.


EJEMPLO CONCRETO

- Simultáneamente me avisan que se ha atascado una impresora y que una carretilla no está recibiendo órdenes de resposición de material.

¿Tiempo de resolución?. Para la impresora debía llamar a unos compañeros de la empresa que estaban a varios km y tardarían entorno a una hora. Sin embargo sin impresora no podían salir manifiestos de entrega y el proceso estaba bloqueado
Lo de la carretilla, lo primero, había que mirar la parte logística. Si había alguna orden atascada, falta de material o lo que fuese. Lo segundo, si la parte de software funcionaba y, si todo fallaba, sustituirla por otra y mirarla con tranquilidad (hardware)

Ambas tareas requerían lo suyo. Ambas eran URGENTES, nada de importantes o prioritarias.

¿Por dónde empezar?.

Por la impresora. ¿Por qué?. Pues porque vas al ordenador en sí (los usuarios tenían la pantallita justa para operar), entrabas como administrador y pedías que imprimiesen en la impresora más cercana posible. Y a continuación dabas parte para que vinieran a repararla. Sí, sobredesplazamiento, pero se podía seguir trabajando. Eso había dejado de ser urgente a ser importante porque estaba operativo. No en las condiciones deseadas pero sí operativo.

Seguimos con la carretilla. Ahí sabemos que puede ser de todo, y que hay que ir paso a paso. Que no por cambiar la maquinaria informática es suficiente, que hay más detrás. Analizo los pedidos que ha suministrado y veo que en un sitio no le han pedido reponer porque consta que queda una unidad cuando realmente hay cero.

Indico cuál es el problema, desde la zona el operario confirma que en esa ubicación hay cero piezas y automáticamente orden de reposición.


Esto me pudo llevar unos cuantos minutos pero los del problema de la impresora ya estaban trabajando sin más problema que desplazarse.

Mis compañeros de hardware de la zona estaban de camino. Era cuestión de que llegasen y abriesen la impresora enterita para solucionar un problema de una pieza que tenía y ponerla operativa y los dos problemas resueltos.



Ojalá todo fuese Urgente Vs Importante. A veces es Urgente Vs Urgente y hay que tener mucha sangre fría, control del estrés y la cabeza bien despejada.

Las mejores ideas llegan.... OBSERVANDO !!!

En muchos sitios he leído cómo a la gente le llegan las mejores ideas. A algunos durmiendo. En lugar de contar rebaños de ovejas, piensan y... o se duermen o se les ocurre algo maravilloso. A otros según usan el transporte público. Hay quienes afirman que en la ducha y en algunas películas o series de TV hemos visto cómo el protagonista relaciona una imagen o hecho con la solución que veía y de ahí sacaban la trama.

Vale... muy bonito. Reconoceré de antemano que, en largos viajes de tren, más de una idea se me ocurría para el trabajo  Me las apuntaba en un papel. Unas pequeñas palabras y ya seguiría. Otras veces caminando, haciendo deporte, etc... y de muchas maneras.

Pero... las soluciones de verdad salen observando, observando y observando.

Vale, en voz bajita lo reconoceré. Cuanta menos presión mejor. Una idea feliz y un estado de estrés no son demasiado compatibles (quizá por eso se nos ocurren cuando más relajados estamos).

Quizá sea por eso por lo que, cuando la situación la tenía controlada en el trabajo, me ha gustado observar y observar. Unas veces aprendía algo nuevo. Otras... encontraba la solución de algo que buscaba precisamente entonces.

Me remonto muchos años atrás. Trabajaba a turnos en un servicio externalizado.

Era turno de tarde y debía ser finales de primavera pues había un sol increíble a eso de las ocho de la tarde. Todas las tareas rutinarias del turno estaban hechas desde hacía rato y habían surgido muy pocos imprevistos que solucionar.

Me paseo por la nave y me quedo mirando una y otra vez una zona de picking.

Aparentemente tenía la disposición habitual que tendría en cualquier otro sitio. En la práctica, se le podía sacar mucho más jugo.

Era una zona con muchas referencias y las piezas venían en bandejas de corcho que se ponían sobre gravities. Un carretillero las aprovisionaba por detrás y por gravedad caían. Cabían tres de cada referencia (de las de mayor consumo había al menos dos ubicaciones posibles).

Las estanterías con los gravities estaban en forma de "cápsula. Era un rectángulo donde solo se podía entrar desde ambas esquinas para meter los contenedores vacíos o llenos. Un operario dentro recibiría las órdenes de qué pieza poner en cada posición del contenedor final que se enviaba a cliente y, cuando se vaciase un corcho de los de seis piezas, le saldría en su terminal y lo confirmaría.

Sin embargo había cosas "diferentes".

Una de ellas era que, como en todo este tipo de estanterías, la zona superior se destina para el retorno de los corchos, con los gravities en sentido inverso para que el carretillero los recoja. Así estaban pero no los usaban. Como les sobraba algo de tiempo y los carretilleros no iban muy sueltos de tiempos, los vacíos los movían a un palet, los apilaban y cuando estaba el palet completo, el carretillero se lo llevaba entero.

O sea, la parte superior no se usaba en absoluto.

La segunda era que, debido a prototipos, modelos especiales, etc... había muchas referencias de muuuuuuy bajo consumo. Estas estaban dispuestas en un rincón. Se iba poco allí pero era muy farragoso conseguir la pieza cada vez que tocaba por la disposición de material.

Me quedé un buen rato mirando los desplazamientos del operario que hacía el trabajo. Miraba el teléfono móvil por si acaso había alguna llamada para intervenir en otro sitio pero no la hubo. Eso me permitía seguir mirando, mirando y con la observación llegué a una conclusión de mejora.

Yo allí, ni cortaba, ni pinchaba. Era de una contrata. Sin embargo, con el responsable del turno tenía muy buena relación, y si podía echarle una mano, ahí estaba.

Le llamo por teléfono:

- Oye... ¿Puedes pasarte por esta zona?

- ¿Qué sucede?.

- Nada urgente. Solo que he visto una cosa que quizá te pueda interesar.

Acude por ahí y le explico lo que había visto:

- ¿Para qué querían la altura superior?. Teóricamente para retorno de corchos pero habían definido un flujo diferente.

- ¿Y si lo usaban para las referencias de menor uso?. Siempre mejor una zona con cierta altura (incómoda) que una zona donde casi había que rebuscar (muuuuuuuy incómoda). Donde además, podían ponerle "nombre y apellidos" a las ubicaciones nuevas que creasen.

El responsable del turno tomó nota y sé que lo planteó ante su jefe y compañeros en la siguiente reunión donde se juntaban todos.

Con unas llaves tipo Allen y un ratito, se le daba vuelta a todo y se aprovechaba un espacio inutilizado para tenerlo todo más ordenado.

Ni transporte público, ni conciliando el sueño, ni paseando, ni en la ducha..... observando, observando y observando.