Una norma estandarizada que tuve una vez era la de disponer en cada puesto de trabajo de un listado de referencias que allí se usaban.
Tenía que ser una lista "viva". Y la cultura LEAN marcaba que era "propiedad" de los jefes de equipo de esa zona de todos los turnos.
Y digo "viva" porque la cumplimentaban a mano, porque cada vez que había un cambio de modelo o prototipo que afectase había que añadir a mano las piezas que aplicaban, cada vez que se cambiaba una operación de sitio había que tacharlas y apuntarlas en el nuevo sitio, etc...
Había un modelo que se había lanzado poco antes al mercado y había dificultad de suministro con las piezas. No tener alguna de las piezas podía implicar mucho tiempo de retrabajo posterior o incluso tener que parar la línea de producción (si sobre dicha pieza había que montar otra, no se podía continuar).
Llega el caos con que se han quedado con pocas referencias y el carretillero que no aparece. Me avisan los jefes de equipo y les pido el número completo de la pieza para avisar al responsable de logística y que le dé prioridad máxima.
En el contenedor ya no constaba el número. Les pido que miren el listado a mano y era un caos... y al final... les digo que cojan una pieza que seguro que el número (ocho cifras) sale escrito en alguna esquinita. Así es y casi sobre la bocina conseguimos que nos llegue el material.
Después de ese subidón de adrenalina, deje que se calmasen las cosas, se centrasen todos y que las aguas volvieran a su cauce. Pero había muchas cosas por pulir.
Un par de días después conseguí reunir a los jefes de equipo brevemente y les pregunté qué información tenían de las piezas que se montaban en las áreas de responsabilidad de cada uno de ellos.
Cada uno me dio una respuesta, a cuál más completa y más enrevesada. Creo que la que superó a todas fue la del despliegue de piezas en una carpeta que tenía de cuando la formación del prototipo.
Y mi pregunta fue simple... ¿Para qué estaban duplicando la información?.
Para evitar que se pusieran a la defensiva se lo expliqué de otra manera: el listado que había en los puestos de trabajo era SUYO y lo debían considerar una HERRAMIENTA DE TRABAJO. Debían apuntar los números de referencia y la descripción y que en lo segundo, que apuntasen lo que les diese la gana pero que se aclarasen.
En otras palabras. Que no es lo mismo poner a secas "tornillo" cuando hay 15 referencias con ese nombre que poner "tornillo de 15" de cabeza hexagonal para la pieza XX" lo cuál lo definía a la perfección.
Y que era suya, suya y suya. Que seguro que en algunas auditorías les pedirían ESE documento por ser el estándar y no lo que guardaban en archivadores, que además lo tenían más a mano y que nadie iba a meter mano ahí.
Como cabe esperar, excepticismo. Con un discurso no se consigue todo, hacen falta resultados.
Una simple auditoría me bastó para ver que todos los puestos estaban desfasados. Así que pasito a pasito... cada vez que me comunicaban un problema con una pieza, les decía que me encargaba de ello pero que lo apuntasen debidamente en el listado indicado.
Y poco a poco... fueron anotándose todas y cada una de las referencias.
¿Qué conseguí?. Unos años después ninguno tenía un listado en su archivador. Usaban lo estandarizado y se limitaban a ello. Le exprimían todo el jugo que podían y aún me hacían sugerencias de cómo mejorarlo... y si venía una pieza nueva, no hacía falta ni que les recordase que tenían que apuntarlas en ese listado que tan desapercibido pasaba.
El típico "papel" (documento, listado o como lo llamen en su jerga) había pasado a ser su mejor aliado.
La cultura LEAN no viene de un día para otro, pero una vez implantada, tiene inercia y da resultados.
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