Tuve la ocasión de acudir a un curso de auditor interno ISO 9001 del que aprendí mucho y creo que de forma directa o indirecta, cosillas que en él aprendí aparecerán reflejadas en algunas entradas de este blog.
Una de las cosas que aprendí... si se te audita con respecto a un referencial o una norma (el curso era sobre la 9001 pero valdría cualquiera), solo se puede pedir lo de dicha norma.
El ponente nos puso ejemplos extremos de dónde algunos auditores pedían y pedían y pedían y hay un punto donde.... lo que piden ya no lo exige la norma ISO 9001 y que la respuesta correcta sería que lo que se está pidiendo quedaba fuera del alcance de la auditoría.
Eran casos concretos... pero casos que pudo plasmar de forma práctica.
Por suerte, en ninguna de las auditorías donde he tenido que defender el sistema de calidad según la norma ISO 9001 me he encontrado ante tal tesitura. Es más... en un caso el auditor nos pidió una documentación, se la entregamos, la estuvo revisando un buen rato y nos la devolvió afirmando lo siguiente:
"la documentación es correcta dado que estamos revisando el sistema según ISO 9001, pero para el día que tengáis que ser auditados según la norma XXXXX deberíais tener en cuenta tal, tal y tal detalle porque eso, aunque no lo requiera la norma ISO 9001 sí que lo requería otra norma en la que estábamos certificados"
O sea, claramente nos estaba diciendo que, se había mirado todo, sabía de qué iba la cosa. Se sabía las normas mejor que nadie. Sabía en cuáles estábamos certificados y nos aclaró que se ceñía a lo que decía la ISO 9001, cumplíamos sin problemas pero que había una norma que pedía un par de detalles más que estábamos descuidando.
Un aplauso ante tal afirmación por mi parte.
Posteriormente, en el tiempo de la comida nos contó un poquillo de "su mundo". Cada cuánto debía pasar un examen de certificación como auditor de cada una de las normas, los países (y continentes) que le tocaba visitar y cada cuánto y alguna más. Y también nos matizó que dentro de lo que era una auditoría no se trataba solo de revisar el sistema como tal sino de asesorar al auditado en lo que se viese. De ahí sus comentarios.
Y nos hizo más de uno. Algunos casos de esos que.... según se mire está mal, según se mire está bien, hasta nos decía cómo se debía enfocar para que, tal como estaba, considerarlo de maravilla. Otras veces nos advertía de otro tipo de problemas que podríamos tener con otras normas y vamos... era como para tenerlo de consultor y que viniera un día cada tres meses a pegar un repaso a cosas al azar y nos señalase por dónde trabajar.
Pasa el tiempo y me encuentro en otra situación.
Para preparar una auditoría externa se organiza un calendario de auditorías internas entre departamentos.
Acude una persona a mi departamento y empieza a revisar de todo. Pide indicadores y los teníamos marcados en un tablero.
El tipo eran un tanto "tiquismiquis" y revisa que uno de los indicadores eran los accidentes que se tenían, que estaban reflejados en la conocidisima "cruz verde" y teníamos una hoja por mes y disponibles los últimos doce meses (el resto en una carpeta).
Y va y me dice que no hemos marcado todos los días de verde.
¿Cómoooooooooooo?
Pues que había encontrado un mes en el que el último día nos lo habíamos dejado en blanco, que no habíamos indicado si había habido o no accidentes.
¡¡¡¡¡Vamos a verlo!!!!!!
A ver... ¿De qué mes estamos hablando?
De.... del mes de junio.
Reviso el mes de junio y.... empieza una interesante conversación acerca de la "no existencia del 31 de junio", motivo por el cuál no constaba en verde (ni en rojo, ni en morado, ni en...) dicho día, idem con abril, febrero, etc...
Y me responde... pues en otros departamentos marcan todos los días del mes.
Replico. ¿También los días "que no existe"?
Me responde: Sí, todos
Y digo... pues, ¿Puedes enseñarme en qué parte del manual indican que se deben anotar todos los días de una cruz verde, incluyendo los no existentes?.
Hasta donde sé, el manual habla de utilizar un impreso común para los registros de este indicador. Lógicamente contempla los 31 días del mes pero hay que anotar arriba el mes, año y departamento al que aplica... y solo siete de los doce meses tienen 31 días.
Pueeeess...
Y reitero lo que me enseñaron en el curso de auditor interno ISO 9001:
¿Me puedes enseñar el manual donde indica lo que afirmas antes de poner una no conformidad?
Fin de la discusión. A lo siguiente.
(la cruz verde de seguridad se quedó como estaba. El 31 de junio no existe)
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