Documentación completa y ordenada. ¡Facilitemos el trabajo al auditor!

Surge un problema de calidad en el área productiva.
A solucionarlo... y cuanto antes. Implica poner una contención, revisión de todos los productos que no hayan salido de las instalaciones, darle una solución provisional, buscar con otros departamentos (si procede) una solución definitiva y notificar al dpto. de Calidad el hecho (aunque seguramente lo sepan antes que tú) por si consideran que se debe hacer algo con los lotes anteriores de fabricación.

Bien... se usa mucha documentación con todo esto. Se usan muchas técnicas. Que si "espina de pez", que si "cinco por qués", que si "causa más probable" y lo que sea.

En un formato u otro, tendremos documentado el análisis del problema y al mismo tiempo habremos hecho otras acciones como pueden ser unos controles aleatorios durante un tiempo, un punto de ruptura, etc... así como seguramente, tendremos la foto del defecto generado y unos cuantos correos enviados y recibidos a otros departamentos. Es posible incluso que en el puesto de trabajo o en algún otro sitio hayamos dejado constancia a modo de "histórico" también.

Una vez solucionado el problema y aplicadas todas las acciones... ¿Se acabó todo?.

Pues no... es altiiiiisimamente probable que en cualquier auditoría relacionada con calidad (o con mejora continua o con unos cuantos parámetros más), se quiera saber cómo lo hemos gestionado. Que nos pregunten por unos cuantos defectos aleatoriamente a lo largo del año y tengamos que mostrarlo.

¿Qué hacer?

Regla número uno: Facilitar la labor al auditor. Le dará muy buena imagen. Cuanto más ágil tenga la revisión de documentación, mejor
Regla número dos: Cuantos más documentos tenga "a mano", sin necesidad de salir de la zona donde tenemos archivada la documentación, mejor que mejor.
Dicho de otra forma... que vea toda la documentación de una manera que le cause buena impresión y que vaya a línea de montaje lo justito para evidenciar lo que le hemos dicho y no esté mucho tiempo que ojos que no ven, corazón que no siente.

¿Cómo hacerlo?

Cogemos una funda de plástico por problema de calidad y que vayan correlativos por fecha, problema o lo que nos dé la gana, con tal de encontrarlo a la primeeeeera. Y en ella metemos TODO lo relacionado con el mismo. Aparte de los originales de la solución de problemas que seguramente se tendrán que hacer en algún formato estandarizado, una foto del problema y copia de todos los correos que nos hayamos cruzado con compañeros y que evidencien que ha habido una involucración para encontrar una solución robusta y contundente (y que además la fecha de implantación que hemos dicho coincide con la del último correo). También, si se ha apuntado en algún formato en fábrica, nos hacemos con una fotocopia y la adjuntamos.
Vamos... todo, todo, todo de tal manera que al auditor le quede clarisimo qué pasó, qué hicimos y cómo lo resolvimos sin levantarse de la mesa y en poco tiempo. Incido... le generaremos muy buena impresión.
Una vez lo tenga todo claro, le acompañamos a la línea de producción y le enseñamos dónde se produjo así como cuáles son los cambios que hemos implantado para evitarlo. Tiempo justo para evidenciarlo y... a lo siguiente.


Agil, muy preciso y dando buena impresión.