Cuando estás en un entorno donde tienes una mesa y un ordenador pero la mayoría de las "cosas" que te pueden influir en tus resultados son unas líneas de montaje y unos operarios que las gestionan y/o reparan... más vale que estés mucho tiempo delante de ellas y por el ordenador pases para ver lo justito. Los teléfonos funcionan... incluso en los casos en los que me he manejado sin móviles, me han localizado de maravilla. No había que estar esperando esa llamada, ese correo... sino buscar ese problema que solucionar.
Y es cuando entra en juego organizarse con una PDA.
¿Qué es una "PDA"?. A algunos les sonará a los preludios de los smartphones.
NO
Es más fácil. una PDA es.... Papel De Anotar.
De los muchos sitios donde me he tenido que organizar en el día a día, relato uno donde tomé una costumbre que me fue muy efectiva.
1- Cuaderno de anillas tamaño folio. Cada día lo empezaba poniendo la fecha arriba a la derecha. Daba igual si lo llenaba antes o después. Los guardaría en una estantería que tenía. Estanterías había muchas, los cuadernos son baratos. Algunas ideas o datos valen su peso en oro.
2- Debajo de cada fecha, a la derecha, en un rectángulo, todas las tareas a realizar. Si tenían una fecha límite, indicarla entre paréntesis. Si requería una llamada o correo, una nota marginal en otro color. Si eran urgentes, un asterisco, y así, un tipo de información que me ayudaba. Debajo del rectángulo añadiría cada una de las tareas que me saliesen ese día... al tiempo que si una se acababa, se tachaba.
Por supuesto, aplica lo de desdoblar algoritmos como dirían en programación o como dirían el Latín "divide y vencerás".
Esto es... la tarea de "analizar fallos de la máquina X" podía desdoblarse en tres tareas. 1- Analizar fallos recopilados durante el turno anterior. 2- Cotejarlos con históricos y extraer conclusiones. 3- Preparar informe y enviarlo. Quizá así podía "avanzar" porque si no, daba la impresión de no saber por dónde empezar cuando quizá tuviera bastante hecho
3- En el resto del cuaderno apuntaba casi todo. Si estaba en una reunión, me valía para tomar notas. Si estaba en planta, para esas cosas que quería ver. Si tenía que explicar algo a alguien, para hacer un gráfico que complementase mi explicación (y a veces los "reutilizaba" yéndome a páginas atrás).
Casi todo menos lo que fuera confidencial. Nunca sabes si puedes perder el cuaderno o qué puede ser de él. Las cosas confidenciales, en otro sitio, al ordenador y protegido con contraseña.
Pero el resto... había que saber exprimir la herramienta.
Siempre hay cosas que quieres resaltar de tu día a día. Usaba dos técnicas. La primera era la de enmarcar con un rectángulo. También la de subrayar con otro color o hacerle una marca, pero a veces, poner una nota en vertical destacaba mucho en mi cuaderno y cuando lo repasase, lo notaría a la primera.
Como era algo para mí solo y a modo de organización, era yo quien me ponía las reglas.
4- El cuaderno lo repasaba, por norma general, tres veces al día. Al punto de la mañana, justo antes de comer para planificarme la tarde y a última hora del día. Estaría anotando a todas horas pero las tareas me las programaba y revisaba a esas horas. No consideraba productivo hacerlo más a menudo.
5- Y... el día lo acababa haciendo una evaluación del día. ¿Qué había avanzado?. ¿Qué tenía pendiente?, ¿Qué empezaba a pasar de importante a urgente?. etc...
antes de irme, pasaba página, ponía la fecha del día siguiente y anotaba todas las tareas que hubiera. Las que no había acabado las que habían surgido y lógicamente... no apuntaba las que estaban finiquitadas.
Eso era una PDA. Escribir mucho, tener datos a mano (a veces podía consultar un dato de hacía quince días porque lo había apuntado), tareas organizadas, revisión periódica sin ocupar mucho espacio y... a buscar la productividad.
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