En una ocasión, por procedimiento interno, si un empleado se ausentaba del trabajo me correspondía a mí indicar si le correspondía permiso o no. En caso de ausencia no justificada o cualquier otra variación (trabajo por horas extras, vacaciones fuera de las colectivas, acudir a trabajar en periodo de vacaciones colectivas, etc...) debía notificárselo a personal para que lo tuvieran en cuenta en su siguiente nómina.
Pero la justificación de la ausencia me la tenían que dar a mí. En caso necesario siempre estaba el departamento de personal para cualquier duda al respecto pero me correspondía a mí el primer vistazo y, en todo caso, archivarlo.
Si el motivo de la ausencia era por consulta médica, la cosa era facilita... justificante del centro sanitario con su nombre y punto.
(y una persona que se casó me preguntó que cómo me justificaba los días de luna de miel y le dije... con multitud de documentos pero con una copia de tu nuevo libro de familia me servirá!!!)
Pero había motivos más complicados. Si había parentesco por medio se requería acreditarlo. Si eran hermanos (coincidencia de dos apellidos) no se pedía pero el resto, libro de familia o lo que fuese necesario.
Empecemos por el principio. El departamento de personal me podía pedir en cualquier momento (nunca lo hizo pero poder, podría) que le explicase los permisos que estaba dando.
Para ello, en cada justificante apuntaba el nombre de la persona en tinta roja en un lateral y lo guardaba en el clasificador. Así me sería más rápido. Y en ciertos casos, los días que correspondía de permiso y en concepto de qué (por ejemplo, una operación de urgencia de un familiar un domingo, le correspondía el lunes y lo anotaba igualmente).
Todo ello archivado de forma cronológica y manteniendo los justificantes de los últimos doce meses.
¿Por qué de los últimos doce meses?. Es el periodo legal para reclamar cualquier discrepancia con la nómina así que aplicábamos ese criterio de archivo de documentos.
Guardarlos más tiempo...... iría contra la filosofía LEAN. Por un lado, exceso de inventario (justificantes que con el 99,9999% de posibilidades nunca consultaríamos). Por otro lado, sobreproceso. Si hace falta buscar un documento es más fácil si el número de papeles en la carpeta es menor.
Asunto importante... momento de deshacerse de la documentación: asegurarse que son destruidos. Algunos contenían información confidencial o delicada cuanto menos.
No valía con dejarlos en el cubo de papel para reciclar o similar.
Ahora bien, venía la parte compleja. Operan a un familiar. Acreditación de parentesco obligada. Mis antecesores habían pedido los documentos de parentesco cada vez... que alguno hasta guardaba una fotocopia en su taquilla.
¿Para qué?. Pedir acreditar parentesco de suegro puede ser un engorro. Pedir acreditar parentesco de padre cuando se trata de un funeral, es bastante incómodo.
Opté por hacerlo "sencillo". Me abrí un apartado en la carpeta con las acreditaciones de parentesco y ordenadas por empleado. Vamos, que si el mes pasado un familiar acudió por una operación de su mujer y se había complicado y volvía a ser operada... que no me volviera a tener que traer papeleos, más que los necesarios.
Ante la situación de un funeral de padre, las ganas que tiene un empleado de buscar el libro de familia son las que nos podemos imaginar.... así que había que echarle imaginación en un momento tan delicado. Le pregunté si tenía su DNI en el bolsillo y yo mismo le hice una fotocopia a dos caras y se lo devolví. En el DNI aparecen nombres de padre y madre y con eso me era suficiente. Bastante tenía el pobre como para que le mareasen con papeleos.
En tantos años, se ven muchas situaciones. Partidas de nacimiento en rumano con traducción a inglés y francés (debería pedirle la partida de nacimiento de formato internacional que por detrás está traducida al castellano pero... mira, uno habla inglés y francés y se entendía sin problemas). Casos en los que los datos de la mujer, extranjera, no coincidían por estar casada en segundas nupcias, haber cambiado de apellidos, etc... la "trazabilidad" estaba en que la fecha de nacimiento y localidad de nacimiento (de unos 10.000 habitantes según google) coincidía así que también lo di por bueno.
Eso y algún libro de familia católica de los años 1920 o cosas parecidas para algún parentesco.
¿Lo importante?.
1- Saberse el convenio y aplicarlo
1bis- Saber "interpretar" el convenio (hablando en plata: no ser rígido. ¿Me entendéis, no?)
2- Consultas técnicas al departamento específico... pero consultas relevantes, no chorradas
3- Meticulosidad a la hora de archivar información "delicada"
4- Meticulosidad a la hora de destruirla
5- Meticulosidad a la hora de disponer de toda ella.
5bis- Los "justificantes" siempre son fáciles de conseguir. Incluso en un funeral, en el propio tanatorio te hacen el justificante, pero la parte de parentesco es la más compleja. Pongámoslo fácil a alguien que no lo está pasando por un momento fácil.
y como corolario:
¡¡Lean manufacturing se puede aplicar también a procesos administrativos!!!
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