Redundancia en documentación. ¡Seamos prácticos!

A lo largo de muchos años he visto muchos casos de redundancia en documentación.

(a los casos de documentación obsoleta, post aparte, por no decir que es motivo de no conformidad en una auditoría)

Tener redundancia en la documentación genera mucho despilfarro y también problemas en auditorías.

Los relato brevemente.

Genera despilfarro. Y podemos sacar los múltiples ejemplos de despilfarro según Lean Manufacturing. Es evidente y luego lo pongo ejemplos

Genera problemas en auditorías. Si no hay trazabilidad entre dos registros tomados el mismo día/turno... o si el acumulado no coincide... a ver quién defiende la robustez del sistema!!!

No por mucho madrugar amanece más temprano y no por mucho informatizar se está más seguro. He visto casos en los que habiendo informatización había aún más redundancia y casos en los que a papel se llevaba de maravilla (y lógicamente casos en los que se ha implementado con éxito un ERP que funcionaba a las mil maravillas y, dentro de toda la marabunta de datos que se pedían, conseguías lo que te interesaba y sin buscar mucho).

Uno de los casos que recuerdo de duplicidad... un jefe de turno de producción tenía un impreso en el que anotaba datos administrativos del turno así como de producción. Entre estos, el número de piezas producidas y el número de piezas rechazadas.

Su homólogo de calidad anotaba las rechazadas y además las desglosaba.

Indirectamente.... se estaban anotando dos veces el mismo dato (número de piezas rechazadas).

Si el dato era el mismo, hablamos de que están contando dos veces, pérdida de tiempo (sobreproceso), tener los datos en dos sitios, etc...

Si el dato no era el mismo... dificultaba hacer cualquier tipo de análisis.

Se podría hacer de una forma más sencilla. Se podría hacer una hoja más grande donde anotasen conjuntamente los responsables de producción y de calidad al acabar el turno. Cada uno su parte, pero solo una y, en consecuencia, solo una casilla de piezas defectuosas.

O se podría mantener pero pedirle al de producción que no anotase nada ahí y tener en cuenta solamente lo que anotase calidad.

En caso extremo y si realmente el trabajo compensaba lo que luego facilitaba la carga burocrática, se podría hacer que el número en el parte de producción lo anotase el de calidad de su puño y letra. Evitábamos errores (o minimizábamos al menos) y nos podía servir para funcionar.

Otro ejemplo.....

Tener que controlar:

- Polivalencia del personal en una matriz (en filas operarios, en columnas operaciones y anotar qué operaciones tiene cada uno)

- Formación del personal recibida durante el año en curso. Personal pasaba una lista de los cursos y a quiénes aplicaba (según categoría profesional o según tareas realizadas) e indicar si la habían recibido, si no, o si no aplicaba

- Presencia/absentismo de la plantilla (lo cuál ya me parecía el no va más... Si un operario no ha acudido ese día, no os preocupéis que como su jefe de equipo tenga que reordenar a todos o incluso cubrir su baja, no hacen falta muchos papeles para recordarlo)

En mi caso, cada vez que tenía que hacer una auditoría interna era una de las cosas que miraba de cada unidad autónoma productiva. Las personas que hubiera en los tres documentos debían ser las mismas.

No os podéis imaginar la de veces en las que me encontraba que en alguno de los documentos no habían actualizado una reciente incorporación (y sí en los otros dos), un cambio de unidad, una jubilación o lo que fuese.

Se podría estirar y preguntar la plantilla completa de la unidad para ver si cotejaba pero cuando ya tenías tres documentos que no cuadraban entre sí, no hacía ni falta.

¿Solución?

Fácil.... la época de los manuscritos en los conventos de la edad media queda ya muy atrás. Eran chulos y algunos, una obra de arte pero hoy en día.... cuanta menos caligrafía se tenga, mejor.

¿El documento de presencia/absentismo indicaba algo?. ¿Era suficiente con un dato mensual para saber la evolución, el cuál se podía sacar del dpto. de personal de forma automática?.

¿Los documentos de operaciones y de formación se podían agrupar?

Ambas respuestas positivas y un documento eliminado y dos agrupados.

Nuevamente....let's make it easy!!!!!