Personas y números..... ¿Te acuerdas de cada uno pasado un año?

En muchas ocasiones, a las personas tenemos que "asignarle unos números".

¿Motivos?. Muchos.... por ejemplo, hay que dar una prima de desempeño variable, hay que evaluar a un empleado con contrato temporal o hay que considerar a alguien para un aumento de categoría.

Desde luego hay casos en los que el NO está claro.

Ahí es fácil. Incluso en los modelos matemáticos que tengan más números y algoritmos, basta con introducir unas "killer questions" y valorarlas "digitalmente". O sea, 0 ó 1. Sin medias tintas. Datos que son "sine-qua-non". Por ejemplo, para una promoción se puede considerar previamente ¿Tiene buena relación con el resto de compañeros de su equipo?. Y si el resultado es 0, da igual lo que pongamos. Vamos, que nos importa un pimiento los números. Esa persona no y es que no.

Pero vamos a los casos donde "sí", o donde progresivamente.

La pregunta que nos podemos hacer es.... ¿Tenemos capacidad para recordar la trayectoria de un empleado durante todo un año?.

Dudo que alguno pueda retener tantos datos en la memoria. Nos quedaremos con algunas imágenes, datos concretos, situaciones y posiblemente su desempeño en el último mes, pero seríamos terriblemente injustos. Hay que valorar el año entero.

Pongo como caso concreto tener que dar una prima variable.

Y vamos a considerar todo tipo de cosas que influyan en NUESTROS objetivos. Productividad, calidad a la primera, absentismo, chatarra generada e incluso podemos poner un apartado de "otros".

Medir ciertas cosas es totalmente objetivo. Podemos usar la escala que queramos. En caso de producción continua, tiempo que provoca de parada de línea (obviamente hay que extraer las veces que para y vienen derivadas de una situación externa). En caso de producción por lotes, piezas/turno...

Sin embargo es importante ponderar. Si a la larga todos los empleados rotan por igual, o tienen pedidos de la misma complejidad podemos equipararlo pero si no, debemos aplicar un factor de corrección. Vamos, que si, por ejemplo, hay dos máquinas paralelas y, por motivos técnicos u organizativos, los pedidos más sencillos van en una y los más difíciles en otra, deberemos saber ponderar la diferencia entre unos y otros.

Idem con los defectos de calidad. Ahí, además, podemos ponderarlo. No es lo mismo encontrar un defecto que nosotros apreciemos que el trabajo no está bien hecho, que suponga un malestar del cliente o un producto no conforme. Tendremos que aplicar un factor de corrección.

¿Qué factor de corrección usar?. Pues.... el que nos dé la gana, pero esto es como con los AMFEs. El que uses, que sea el mismo para todos. Así serás totalmente justo.

Se pueden seguir midiendo unos cuantos indicadores más con la misma filosofía.

Y dos detalles:

1- Un factor de corrección que normalmente se nos olvida es el número de días laborables. ¿El empleado ha trabajado todos los días?. Es posible que haya faltado por algún permiso, o que se le haya destinado a otra labor diferente algún día. Esos días.... su producción habrá sido cero, su calidad cero defectos, etc... Ponderémosla igual (ahí es aplicar una regla de tres)

2- Hay que añadir un campo de "otros" donde el resultado será totalmente subjetivo pero que nos será muy importante. ¿Tendremos la misma consideración con una persona que no comete defectos que con una que no solo no los comete sino que además detecta los defectos que encuentra, avisa e incluso sugiere cómo solucionarlos?. Es uno de los muchisimos ejemplos que puede haber. Deberemos darle a este campo una puntuación acorde al resto.

A partir de ahí, una tablita Excel y a sumar. Cada día, cada mes tienen unos datos. ¿En enero nos vamos a acordar de los datos de enero del año anterior?. Permitidme que lo dude.... pero permitidme que esté seguro que si sois disciplinados apuntando todo, podréis sacar datos objetivos fácilmente.

En la tablita Excel, a cada apartado se le ha dado una puntuación y una ponderación. Una suma de columnas y veremos a todos los empleados valorados mes a mes y el resultado de todo el año

Si de verdad conocemos al personal, los datos en conjunto no nos deben sorprender.... pero nos ayudarán para no dejarnos guiar por la trayectoria de los últimos meses.

Esto aún puede tener más utilidad.....

En cierta ocasión, a un empleado (que sabía que en la máquina de cafés hablaba con los compañeros algunas veces de lo que se esmeraba en el trabajo y lo detallista que era) los números me salían que estaba en la media.

¿Valoración del año?. Pues en la media

Día que nos juntamos a hablar y me pide explicaciones. Se las doy. Que tal mes tuviste estos problemas, que tal mes la liaste gorda con esto, que tal mes aquí parecía que estabas dormido, que tal....   y sí, otros meses un rendimiento muy bueno pero lo uno compensaba lo otro.

Y no era nada que no le hubiera dicho en su día sino que se lo "resumía" todo de golpe.

Que la memoria a veces nos falla un poquito.

Lógicamente de estas reuniones tiene que salir un espíritu de mejora... pero eso lo dejamos para otro post.

Aquí solo quería hablar de cómo ordenar los datos de una forma genérica, que luego nos hace muchas malas pasadas.

Ah..... y por descontado!!!!. La tabla Excel que nos creemos, con contraseña de lectura y escritura. Aunque haya permisos de administración y demás... ¿Y si nuestra sesión del ordenador se queda abierta?. Contraseña y si no, no se abre.

Que son datos que deben ser tratados de forma confidencial