Flujo de información... seamos efectivos

El flujo de información es un tema extremadamente importante a tratar en una empresa.... se haga en el formato que se haga.

Ya no hablo de la confidencialidad o simplemente delicadeza de algunos datos sino de la efectividad de los mismos.

¿Cuántas veces hemos visto el caso de tener la bandeja llena de correos electrónicos, recibir una llamada telefónica, requerir información y obtener como respuesta que fue enviada hace dos días (y no se ha abierto ese correo)?. ¿Qué se hace?. ¿Se busca el correo o se pide reenvío, lo cuál significa otro correo pendiente más que al final se entrecruzan.

O en el caso de documentación en papel.... ¿No hemos visto bandejas completas de papeles para archivar a falta de algo y ese "algo" nunca llegaba?. Un desorden absoluto.... y cada vez que algo estaba desordenado, efectividad que se perdía.

A título personal, tanto en mi vida privada como profesional siempre he procurado tener la bandeja de entrada limpia. Como mínimo sin mensajes por leer. Si recibo un mensaje lo abriré y lo miraré. A partir de ahí decidiré si es urgente, prioritario, importante, delegable o..... para hacer la semana que viene.

A veces me han pasado mensajes solo a modo de información, de esos de guardar bien guardaditos porque el archivo que contiene seguro que lo necesitas dentro de dos meses. Otras veces pidiendo información que necesitaban "para ayer". Pues bien, siempre leer mensajes que entran y regla de oro: considerar si requieren una respuesta (a veces por teléfono o verbal, a veces por email) o no la requieren (por ejemplo un archivo a modo de información) y archivarlo en una carpeta donde seguro que lo vas a encontrar. Etiquetarlos y archivarlos de tal manera que no tardes media hora en encontrar el dichoso correo el día que sea importante.

Y si llegan varios mensajes que requieren tareas que no son de ejecución inmediata, en bandeja de entrada se quedan hasta que reciben su tratamiento. Eso sí, siempre, siempre leídos. 

A mí me sorprenden las personas que dicen que "tienen muchos correos por leer" a modo de excusa, cuando tranquilamente podrían hacerlo desde el móvil. Es como para preguntarles cuántos whatsapps (muchas veces de menos relevancia) tienen pendientes de leer. No me sorprendería si me dicen que alguno de estos, cada vez que pita el móvil, a mirar mensajería instantánea, pero el correo, ahí se pierde.

Pero el caso que quería contar es diferente.... información en cascada hacia jefes de equipo. Información, del asunto que sea, que tenía que transmitir a jefes de equipo.

Información de todo tipo. Todos los días un listado de los paros de producción más repetitivos y los defectos producidos el día anterior según el sistema informático para que supieran cómo íbamos. Lo de cómo había ido el turno anterior lo sabrían bastante bien pero con esto les acababa de cerciorar si alguna máquina había dado más caña de la cuenta, si algún operario había estado más despistado o incluso viceversa.

Otras veces, información que me llegaba, la imprimía y una copia para cada uno, por ejemplo.

Y.....advertí que, el día a día a veces les comía, o simplemente a algunos les gustaba poco analizar los datos de los papeles y no sería la primera vez que archivasen alguno de los papeles que les diesen y aprovechasen para leerlos cuando mejor les fuese o cuando prefiriesen.

Para evitar esto opté por lo siguiente:

Imprimía una sola copia de cada documento. UNA y se acabó. Se la pasaba a uno de ellos cualquiera para su lectura y consulta y le pedía que le echase una pequeña firma en una esquina (lo cuál indicaba que lo había leído) y se lo pasase a otro de sus compañeros.

Me era indiferente el orden en el que se pasasen la información, pero que pasase por todos.

Cuando todos lo hubieran leído, el último que me lo diese que lo archivaría yo.

De paso, me ahorraba imprimir la hoja que me quedaba yo muchas veces y un ahorro medioambiental.

Con esto conseguía que el flujo de información fuese rápido. Sabían que no podían "bloquear" un documento pues cada día empezaría por un jefe de equipo diferente y a ninguno le apetecería ser el que lo recibiese a última hora y tarde cuando se le acumulasen las tareas.

Excepciones las había, lógicamente. Si algún documento podía ser necesario que mantuvieran en el futuro (por ejemplo información de un cambio que iba a haber con nuevos planos o números de pieza), lo haría a la antigua usanza.... una copia para cada uno de ellos.

Y lo cierto es que, cualquier papel que entregaba, en menos de dos horas había pasado por cuatro manos diferentes y habían anotado lo que les era relevante para ellos.